Home › Kennisbank › Fiscaliteit
Split billing in de praktijk: zo zet u het op
Split billing betekent dat de werkgever rechtstreeks betaalt voor wat de bedrijfswagen thuis laadt. De werknemer schiet niets voor en moet niets terugvragen. De kilowattuur van de bedrijfswagen gaan naar de werkgever, de rest van het gezinsverbruik blijft op de privéfactuur staan.
Inhoud
Hieronder staat hoe het meten en toewijzen werkt, wat u technisch en contractueel nodig heeft, en wat er gebeurt wanneer de werknemer vertrekt.
Waarom dit überhaupt een probleem is
Een werknemer met een bedrijfswagen die thuis laadt, gebruikt zijn eigen elektriciteit voor iets wat de werkgever hoort te betalen. Die stroom loopt door zijn meter en komt op zijn factuur.
De klassieke oplossing is terugbetaling achteraf: de werknemer geeft door hoeveel hij geladen heeft, en krijgt dat vergoed. Dat werkt, maar het vraagt administratie van beide kanten en het loopt één keer per maand over een bedrag dat de werknemer intussen heeft voorgeschoten. Hoe die vergoeding berekend wordt, leest u in wat u terugbetaalt aan een werknemer die thuis laadt.
Split billing haalt die stap weg. De werkgever betaalt rechtstreeks, de werknemer merkt er niets van.
Hoe het technisch werkt
1. De thuislaadpaal meet elke sessie apart. Niet het totale gezinsverbruik, maar wat er door de paal gaat, per laadbeurt.
2. De sessies worden toegewezen. De paal weet welke sessie bij de bedrijfswagen hoort. Dat gebeurt via de pas of de identificatie van de wagen. Laadt de partner er een privéwagen mee op, dan is dat een andere sessie.
3. De gegevens gaan naar het platform. De paal stuurt de sessies door. Bij ons komen die binnen in het Greenline-portaal.
4. De werkgever wordt rechtstreeks gefactureerd voor de kilowattuur van de bedrijfswagen, aan het afgesproken tarief. De werknemer krijgt die stroom vergoed zonder dat hij er iets voor hoeft te doen.
Het verschil met terugbetaling achteraf is dus niet het bedrag, maar de weg die het aflegt — en wie er intussen voor opdraait.
Wat u nodig heeft
Drie dingen moeten in orde zijn voor dit werkt.
Een laadpaal die per sessie kan meten én communiceren. Een eenvoudige wallbox zonder meting of verbinding kan dit niet. Dit is de belangrijkste beslissing, en ze wordt genomen op het moment van aankoop.
Een verbinding. Bekabeld of via een mobiele module. Zonder verbinding komen de sessies nergens aan.
Een overeenkomst tussen werkgever en werknemer. Daarin staat wie de paal betaalt, wie ze bezit, welk tarief gehanteerd wordt, en wat er gebeurt bij uitdiensttreding of verhuis.
De vraag die HR altijd stelt
Wat gebeurt er als de werknemer vertrekt of verhuist? Die vraag komt altijd, en staat zelden ergens beantwoord. Er zijn in de praktijk drie scenario’s, en ze horen op voorhand vastgelegd te worden.
De paal blijft en de werknemer koopt ze over. Eenvoudig, en voor de werknemer vaak aantrekkelijk. Spreek een restwaarde af die meebeweegt met de ouderdom.
De paal blijft en wordt losgekoppeld van het bedrijf. De installatie blijft hangen, maar de sessies gaan niet meer naar de werkgever. Dit is administratief de eenvoudigste weg.
De paal wordt weggehaald. Dat kost een verplaatsing én herstelwerk aan de gevel of de oprit. Het is zelden de moeite, tenzij de paal nog nieuw is.
Leg vast welk scenario geldt, en wie wat betaalt. Dat voorkomt discussie op het slechtst mogelijke moment.
Waarom dit administratief eenvoudiger is
Bij terugbetaling achteraf passeert elke maand een onkostennota. Iemand controleert die, iemand keurt ze goed, en iemand boekt ze. Per werknemer, elke maand.
Bij split billing komt er één factuur binnen met de sessies van alle bedrijfswagens erop. Uw boekhouder ziet per werknemer hoeveel kilowattuur er geladen is, wanneer, en aan welk tarief. Dat is meteen het onderbouwde overzicht dat u nodig heeft wanneer er later vragen komen over de behandeling van die kosten.
De concrete fiscale behandeling van wat u zo vergoedt, stemt u af met uw boekhouder. Die hangt af van hoe de vergoeding gekwalificeerd wordt, en dat is geen beslissing die u aan uw laadpaalleverancier overlaat.
Wat betekent dit voor u
- Beslis dit vóór u thuislaadpalen aankoopt. Een paal die niet per sessie meet en communiceert, kan dit achteraf niet.
- Voorzie een verbinding bij elke thuisinstallatie.
- Leg de overeenkomst met de werknemer vast, inclusief het scenario bij uitdiensttreding.
- Spreek het tarief af waaraan de kilowattuur vergoed worden, en hoe dat tarief meebeweegt.
- Stem de fiscale behandeling af met uw boekhouder voor u het uitrolt over de hele vloot.
Wilt u dit opzetten voor uw wagenpark, dan regelen wij de palen bij de werknemers thuis en de afrekening naar het bedrijf. Meer daarover bij split billing en bij laadoplossingen voor fleet en HR.
Verder lezen
Vraag het ons gewoon
Twijfelt u of dit op uw situatie van toepassing is? Stuur ons uw situatie door, dan rekenen we het uit.